电子邮件礼仪：附件中一些令人头疼的问题

[chyb]

我们不得不承认，电子邮件自身有许多复杂的礼仪规则，许多时候，我们在不经意间已将自己的邮件被列为不受欢迎的内容了。虽然在过去编者已写过类似的电子邮件收发礼仪，但似乎一些“不请自来”的邮件附件还是让我们很头疼。

具体来说，另大家头疼的邮件一般可以归于以下几个类别：

☆在假日期间收到超大附件并被要求做出针对性的回复。在假期时我们将会有更多的时候是在路上、行车中，或是朋友的聚会当中，往往我们可以利用手机及时的看到新邮件，但却真的没有完整的时间去阅读、回复，何况是一些超级大的附件内容呢；

☆附件压缩包中的文件杂乱无章，增添阅读难度。作为收件人，当我们收到这样的附件时，我们往往需要花很大的气力整理顺序然后，才能顺利的阅读明白，要知道“整理附件内容顺序，方便阅读”这样的事情是发件人的分内事；

☆正文中没有对附件信息的任何描述，或邮件内容与附件标题对不上，让人摸不清头脑。例如一封节日问候邮件中没有任何附件的描述，但却夹带着一个名为“公司财务报表”的附件，让人摸不清套路。要知道，如果不是工作、生活中很熟悉的邮件地址，这样的附件多半是不会被点开阅读的；

☆附件过于庞大，或会影响收件人阅读。随着移动互联网的蓬勃发展，很多人已经开始养成了在手机中随时阅读邮件的习惯。然而，当我们通过流量来点开一个过于庞大的邮件附件，往往需要很多的时间来缓冲，如果附件本身还是一个压缩文件，那么给收件人带来的阅读难度更是不言而喻；

☆尽量将附件的版本降到最低，以免因兼容问题导致无法阅读。也许很多人已经习惯了2013版office的便捷性，但我们不得不承认仍还有相当一部分人对2010版甚至是2007版、2003版的office办公软件情有独钟。由此，我们发送的高版本附件非常有可能因兼容问题无法被阅读；

☆请保证邮件内容的言简意赅。即使是给同一个人写邮件要说明三到四件事情，编者也希望看到的是以不同邮件内容命名主题的多封邮件，而不是一封几丈长的邮件。一方面，不方便收件人日后检索；另一方面，不方便收件人的回复，尤其对于一些还需要抄送、转发给第三人的邮件；

了解到了问题所在，自然也就明白的解决之道。希望我们能从自身做起，让邮件附件不再成为令我们头疼的问题！