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旧 2013-03-06, 11:39   #1 (permalink)
普通会员
 
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帖子: 35
默认 办公室礼仪:如何让你的电子邮件更受欢迎

  即使你不肯承认,但某些同事发给你的邮件是足以让你疯狂的,对吧!不写标题、内容简短的还不如一条短信完全靠意会、明明是写给你的邮件却抄送了一推乱七八糟的人、用私人邮箱发信却不备注他是谁、在回复邮件中故作聪明地说什么“详见下文”……


  总之,没有最崩溃,只有更崩溃!




  那要如何避免这样惹人气恼的事情发生呢?


  ☆分开工作邮箱与私人邮箱。


  生活中确实有很多这样的人,为了收发方便将工作邮箱和私人邮箱不加区分。不仅在自己阅读时费时费力,回复时也常常让收件人头疼,因为,如果你是第一次用“另一个邮箱”发信给收件人,在收件人的邮箱里,光看标题是判断不出你到底是谁的。因而,这样的沟通极有可能出现误会。


  ☆建立一个清楚、全面的通讯录很重要


  请打开邮箱,观察一下你的通讯录,所有同事的邮箱账号已经都在里面了吗?除非你有绝对的把握,不然,请不要在每次发邮件时都手动去写对方的邮件地址。正像我们所了解的,在英文和数字中有许多相似或相近的符号,例如“l(英文小写的L)”和“1(数字)”,一个字符的马虎,收件人就不可能收到你的邮件了。


  ☆设计一个低调、简明,而又信息全面的电子邮件签名


  电子邮件的签名对收件人来说,很多时候是非常有用的。对一位刚刚建立联系的客户来说,一个清晰、简洁而又信息全面的电子邮件签名,足以让对方在需要联系您时第一时间即可做到。要相信,好运气,多半也是自己送给自己的。


  信息全面,或许您会觉得情理当中,但为什么一定要低调、精简呢?从收件人的角度出发,一段简明、信息量适中的电子签名会让“他”进一步地了解到你。但,如若在你的电子邮件签名里同时包含了太多无关的信息,例如你的大学、你的家乡、你的个人爱好等等,难免让大家会产生一种非正面的印象。因而,请注意,一定要确保电子签名中的信息都是你希望被收件人记住的。





  当然,这仅仅是前期的准备工作,更多的功课还需要靠您在日常发送邮件时慢慢养成。


  ☆无论是主动发件或是回复邮件,都需要拟写标题


  标题不是用来问候的,不是用来记录发信时间的,也不是用来自我介绍的,它一定是本封邮件的主旨目的。对于主动发件来说,“关于***的***”或“***邀请/通知/介绍”等是在办公邮件中比较通用的标题格式,仅供参考。


  ☆和正常的书信一样,请在正文开端拟写合适的称谓


  如果你已经习惯了开门见山,直奔主题,对于平级的同事或下属,没有问题。但对于外部沟通邮件或诚递企业领导的请示邮件,建议您在邮件的顶端注明“**老师,您好!”或“**经理,您好”。


  行文到此,再次提醒大家,千万不要在邮件的称谓处写一些平时口头的昵称,例如“亲”、“亲爱的”、“宝贝儿”。如若这封邮件仅是平时关系本就要好的同性别同事做私密交流还勉强,但,如果后续还需要抄送、转发......显然,这样冒昧的口吻不相适宜。


  ☆注意正文内容的文字表述、段落分行、字体大小及颜色


  曾经亲身经历过,洋洋洒洒近千字的邮件,连个标点都没舍得给我留下,更别提分段了,句与句之间全部都用的是半角空格。相信这样的邮件,只要一点开,保证立即让你有种头晕目眩、七窍流血的感觉。一口气读下来,真心的自叹:“实在是太练肺活量了!”然而,这样一封找抽的邮件,谁还能指望它会带来什么好消息呢?


  一般来说,邮件正文的第一段与最后一段的内容比较容易被读信者记住,因此,怎样利用这一点做概述就格外重要了。


  为了让收件人在视觉上不受虐待,适当的字体、段落分行、留白,最好要做。但切记不要用一些与底色相近的的颜色或特别刺目的颜色来做字体颜色。


  对于回复邮件或已形成了会话的邮件,无论你是对其哪一条质疑、咨询或答复,都建议在提问或答复时给出明确的指向,千万别“详见之前邮件”、“详见下文”。熟不知,下面八尺深的文字大河,早就把收件人的敬业精神给绞杀了。


  ☆附件内容的格式、文件名、数量对收件人很重要


  附件,作为邮件往来中非常重要的组成部分,不得不提。很严肃地讲,多半人会留心邮件正文的人也会疏忽这部分内容。除了一时大意忘记添加附件的情况外,还有许多虐人的“酷刑”存在。


  因而,在同时有几个附件需要在同一封邮件中发送时,请将附件中的文件名与邮件正文和附件内容一一对应,别让收件人跟受气小秘书似的挨个文件翻找;


  在同一封邮件中有很多附件出现时,请将所有的附件放在同一个文件夹中,然后再打压缩包。如此一来,收件人可以在需要时,解压这个压缩文件来阅览附件。之所以要放在同一个文件夹再进行打包,是防止收件人解压后,所有的附件文件向碎片一样散落一地,难以拾拣、归类。


  附件的内容如果仅仅是一份表格,一份简历、一份文字这样不算多的内容,但为了收件人归档方便而不得不发的。不如让我们发邮件时再细心些,将附件的内容在正文叙述完毕后,复制在正文里,以供收件人第一时间获得有效信息。但,要注意在正文与附件之间加注明显的区分。


  ☆短短的一句祝福语,让彼此的沟通更愉快


  这里的祝福语不必太长,可以根据具体的时间、收件人、环境的不同而变化。这里不再详细介绍。


  ☆如不是特殊需要,请不要在凌晨发送邮件


  由于很多人已经习惯了将邮件提醒推送到手机上,因而这个时间的邮件很有可能会影响到收件人的休息,这显然不礼貌的。对于工作邮件,如果真的很紧急,但又没有得到事先的许可,可以在收件人上班前一个小时或半个小时发送,然后在其上班后,再电话联系,提醒一下对方及时查看。


  编者后记:


  希望这篇详细得有些啰嗦的介绍可以对大家的邮箱体验有所帮助,同时也希望每一个邮箱用户都可以尽快脱离“被虐收件人”群体。由于编者经历有限,或有遗漏之处,还请大家集思广益,多提意见。
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